Gesetzliche Aufbewahrungsfristen als unternehmerische Pflicht

Unternehmen in Deutschland unterliegen strengen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich primär aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Für die meisten geschäftsrelevanten Unterlagen gelten zwei zentrale Fristen: 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Buchungsbelege sowie 6 Jahre für empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe. Diese Zeiträume beginnen erst am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben kann bei einer Betriebsprüfung zu empfindlichen Konsequenzen führen, die von Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen bis hin zu Bußgeldern reichen. Eine professionelle revisionssichere Archivierung ist daher für 100 % der buchführungspflichtigen Unternehmen unerlässlich. Die Komplexität dieser Anforderungen macht eine durchdachte Strategie für die Datenarchivierung notwendig.

DSGVO und GoBD: Doppelte Anforderungen an die digitale Archivierung

Neben den handels- und steuerrechtlichen Fristen verschärfen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die GoBD die Anforderungen an die Datenarchivierung. Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert, wobei gesetzliche Aufbewahrungspflichten diesem Löschanspruch vorgehen. Gleichzeitig müssen über 90 % der Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Archivierungsprozesse GoBD-konform sind. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" verlangen unter anderem die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Daten. Ein DSGVO-konformer Objektspeicher hilft, diese komplexen Vorgaben zu erfüllen. Diese doppelten Anforderungen erfordern eine technische Lösung, die sowohl Compliance als auch Datensicherheit gewährleistet.

Souveräne Cloud-Archivierung als Lösung für Compliance-Herausforderungen

Eine souveräne Cloud-Lösung, die speziell für den europäischen Markt entwickelt wurde, adressiert die Compliance-Anforderungen deutscher Unternehmen direkt. Impossible Cloud speichert Daten ausschließlich in zertifizierten EU-Rechenzentren und unterliegt damit vollständig der DSGVO. Dies eliminiert das Risiko einer CLOUD-Act-Exponierung, bei der US-Behörden Zugriff auf Daten bei US-Anbietern verlangen könnten. Für über 75 % der deutschen IT-Entscheider ist Datensouveränität ein entscheidendes Kriterium. Die folgenden Merkmale sind dabei zentral:

• Ausschließlich EU-Rechenzentren: Die physische Speicherung der Daten erfolgt garantiert innerhalb der Europäischen Union.
• DSGVO-konform nach Design: Die Architektur ist von Grund auf auf die Einhaltung der europäischen Datenschutzgesetze ausgelegt.
• Keine CLOUD Act-Exponierung: Daten bleiben unter EU-Rechtsprechung und sind vor dem Zugriff durch US-Behörden geschützt.
• Geofencing auf Länderebene: Daten können auf Wunsch in einem bestimmten Land, wie Deutschland, gespeichert werden, um höchste Souveränität zu gewährleisten.

Diese Struktur bietet die notwendige rechtliche Sicherheit für die langfristige Datenhaltung in Deutschland. Damit wird die Grundlage für eine zukunftssichere Archivierungsstrategie geschaffen.

Unveränderliche Speicherung als Schutz vor Ransomware und Manipulation

Für die Einhaltung der GoBD ist die Unveränderbarkeit von archivierten Daten eine Kernanforderung. Die Immutable-Storage-Funktion (Object Lock) von Impossible Cloud stellt sicher, dass Daten nach dem Speichern für einen definierten Zeitraum weder verändert noch gelöscht werden können. Diese Technologie bietet einen 100-prozentigen Schutz vor Manipulation und versehentlicher Löschung. Sie ist zudem ein entscheidender Baustein für den Schutz vor Ransomware, da verschlüsselte Backups nicht überschrieben werden können. Die Vorteile für die Datenarchivierung sind vielfältig:

1. Revisionssicherheit: Die Integrität der Daten ist für die gesamte Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren garantiert.
2. Ransomware-Schutz: Angreifer können unveränderliche Backups nicht verschlüsseln oder löschen.
3. GoBD-Konformität: Die Anforderung der Unveränderbarkeit wird technologisch sichergestellt.
4. Fehlerschutz: Versehentliche Löschungen durch Mitarbeiter werden wirksam verhindert.

Diese Funktion ist besonders wichtig für sensible Daten, wie sie beispielsweise in Patientenakten vorkommen. So wird die technische Basis für eine rechtssichere Archivierung geschaffen.

Kostenkontrolle durch ein transparentes Preismodell

Die Langzeitarchivierung über 6 oder 10 Jahre kann bei traditionellen Cloud-Anbietern zu unkalkulierbaren Kosten führen. Versteckte Gebühren für den Datenabruf (Egress Fees) oder API-Aufrufe machen eine Budgetplanung nahezu unmöglich. Impossible Cloud setzt auf ein transparentes Preismodell, das für über 95 % der Kunden zu erheblichen Einsparungen führt. Es gibt keine Egress-Gebühren, keine Kosten für API-Aufrufe und keine Mindestspeicherungsdauer. Dieses "Vorhersehbar nach Design"-Prinzip ermöglicht eine exakte Kostenkalkulation über den gesamten Lebenszyklus der Daten. Gerade für MSPs, die Speicherlösungen für Steuerberater anbieten, ist diese Planbarkeit ein entscheidender Vorteil. Die Archivierungskosten bleiben somit über Jahre hinweg stabil und transparent.

Zukunftssicherheit durch Konformität mit EU Data Act und NIS-2

Die regulatorischen Anforderungen an die Datenspeicherung entwickeln sich stetig weiter. Ab September 2025 wird der EU Data Act die Datenportabilität stärken und Lock-in-Effekte bei Cloud-Anbietern reduzieren. Impossible Cloud unterstützt dieses Prinzip durch offene Standards und S3-Kompatibilität bereits heute. Gleichzeitig verschärft die NIS-2-Richtlinie die Anforderungen an die Cybersicherheit für kritische Sektoren. Ein resilientes Backup- und Archivierungskonzept ist für 100 % der betroffenen Unternehmen eine zentrale Anforderung von NIS-2. Durch Funktionen wie Immutable Storage und eine hochverfügbare Architektur, die auf den Schutz sensibler Daten wie im Kontext des Anwaltsgeheimnisses ausgelegt ist, erfüllt Impossible Cloud diese zukünftigen Standards schon jetzt. Unternehmen, die heute auf eine solche Plattform setzen, investieren in eine zukunftssichere Archivierungsstrategie.

Praktische Umsetzung einer gesetzeskonformen Datenarchivierung

Die Implementierung einer gesetzeskonformen Datenarchivierung erfordert eine klare Strategie. Dank der vollen S3-Kompatibilität lässt sich Impossible Cloud nahtlos in bestehende Backup-Lösungen wie Veeam oder Synology integrieren, was die Migration für 9 von 10 Unternehmen vereinfacht. Ein erster Schritt ist die Klassifizierung der Daten, um die jeweiligen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren korrekt zuzuordnen. Anschließend werden Lebenszyklus-Regeln definiert, die Daten automatisch nach Ablauf der Frist löschen, um die DSGVO-Vorgaben zu erfüllen. Regelmäßige Tests der Wiederherstellung, wie sie auch für die Datensicherung in Arztpraxen Pflicht sind, stellen die Integrität des Archivs sicher. Sprechen Sie mit einem Experten, um Ihre individuelle Archivierungsstrategie zu planen und eine kostenlose Testversion zu starten.