De Kern van de WGBO: 20 Jaar als Standaard

De WGBO vormt de basis voor de omgang met patiëntgegevens in Nederland en stelt in artikel 7:454 dat een medisch dossier 20 jaar bewaard moet worden. Deze termijn start vanaf de laatste wijziging in het dossier, wat betekent dat een enkel consult de bewaarklok voor het hele dossier met 20 jaar kan verlengen. Deze regel geldt voor vrijwel alle zorgverleners, van ziekenhuizen tot huisartsenpraktijken.

Het doel van deze lange termijn is tweeledig: het garanderen van de continuïteit en kwaliteit van zorg voor de patiënt, zelfs na vele jaren. De data moet gedurende deze 20 jaar direct beschikbaar blijven voor bevoegde zorgverleners. Dit vereist een opslagoplossing die niet alleen veilig is, maar ook 'always-hot' toegang biedt zonder vertragingen. De juiste EPD databeveiliging is hierbij fundamenteel.

Deze standaardtermijn van 20 jaar legt een aanzienlijke verantwoordelijkheid bij de zorginstelling voor het langetermijnbeheer van gevoelige data.

Uitzonderingen op de Regel: Langer Bewaren

In specifieke situaties is het noodzakelijk om medische dossiers langer dan de standaard 20 jaar te bewaren. Goed hulpverlenerschap kan een reden zijn, bijvoorbeeld bij chronische of erfelijke aandoeningen waar een compleet ziektebeeld over meerdere decennia essentieel is. Dit waarborgt de kwaliteit van zorg voor de patiënt gedurende hun hele leven.

Daarnaast kunnen wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn afdwingen. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de Archiefwet, die voor academische ziekenhuizen een bewaartermijn van 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt kan voorschrijven voor specifieke documenten. Dit heeft enorme implicaties voor de data-archiveringsstrategie.

Een overzicht van redenen voor verlengde bewaring:

• Noodzaak voor goede hulpverlening: Bijvoorbeeld bij langdurige of terugkerende behandelingen.
• Belang voor derden: Gegevens over erfelijke ziekten kunnen relevant zijn voor familieleden van de patiënt.
• Andere wettelijke plicht: De Archiefwet is de meest voorkomende, met termijnen die 100 jaar overstijgen.
• Wetenschappelijk onderzoek: Geanonimiseerde gegevens kunnen langer worden bewaard voor statistische of onderzoeksdoeleinden.

Deze uitzonderingen vereisen een flexibele en schaalbare opslagomgeving die voldoet aan strenge NEN 7510 cloudopslag normen.

Recht op Vernietiging: Korter Bewaren op Verzoek

Patiënten hebben onder de WGBO het recht om te verzoeken hun medisch dossier, of delen daarvan, te laten vernietigen. Een zorgverlener moet in principe binnen 1 maand gehoor geven aan zo'n verzoek. Dit recht op vergetelheid is een belangrijk onderdeel van de privacybescherming van de patiënt.

Een verzoek tot vernietiging mag echter in een beperkt aantal situaties worden geweigerd. Een weigering is alleen toegestaan als het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt. Denk hierbij aan situaties met erfelijke aandoeningen of wanneer de data nodig is in een juridische procedure. Een andere wettelijke regeling, zoals bij een gedwongen opname, kan vernietiging eveneens in de weg staan.

Voor medische gegevens die niet onder de WGBO vallen, geldt de algemene AVG-regel dat data niet langer bewaard mag worden dan strikt noodzakelijk. Het correct afhandelen van vernietigingsverzoeken vereist een waterdicht proces en een duidelijke AVG verwerkersovereenkomst met uw IT-leveranciers.

De Rol van de AVG en Datasoevereiniteit

De WGBO en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) vullen elkaar aan. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, wat betekent dat de beveiliging ervan aan de hoogste eisen moet voldoen. De AVG verplicht zorginstellingen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om deze data te beschermen tegen verlies, diefstal of onbevoegde toegang.

Een cruciaal aspect hierbij is datasoevereiniteit. Het opslaan van medische dossiers bij een provider die onder de Amerikaanse CLOUD Act valt, creëert een significant compliance-risico. Data opgeslagen bij US-hyperscalers kan worden opgevraagd door Amerikaanse autoriteiten, wat direct in strijd is met de AVG. Dit risico wordt vermeden door te kiezen voor een 100% Europese cloudprovider met datacenters uitsluitend binnen de EU.

De keuze voor een soevereine opslagpartner is daarom geen 'nice-to-have', maar een fundamentele eis voor AVG-compliance in de zorg. Dit garandeert dat gevoelige patiëntdata onder de exclusieve jurisdictie van de EU blijft, wat essentieel is voor het waarborgen van veilige zorgdata-uitwisseling.

Technologie voor Compliante Lange Termijn Opslag

Het decennialang bewaren van medische dossiers stelt hoge eisen aan de technologie. Traditionele on-premise opslag is vaak kostbaar, complex in beheer en lastig schaalbaar. Een moderne, S3-compatibele object storage-oplossing biedt hier uitkomst. Het maakt een naadloze integratie met bestaande back-upsoftware zoals Veeam mogelijk.

De volgende technologische features zijn essentieel voor het compliant bewaren van medische dossiers:

1. Immutable Storage (Object Lock): Dit beschermt data tegen wijziging of verwijdering, wat een cruciale verdediging vormt tegen ransomware. Het garandeert de integriteit van het dossier voor de volledige bewaartermijn van 20 jaar of langer.
2. End-to-end Encryptie: Data moet zowel 'in-transit' als 'at-rest' versleuteld zijn volgens de laatste data encryptie standaarden.
3. Granulair Toegangsbeheer (IAM/RBAC): Hiermee zorgt u dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot specifieke onderdelen van de data, conform het 'need-to-know' principe.
4. 'Always-Hot' Architectuur: Alle data is direct toegankelijk zonder vertragingen of extra kosten, wat essentieel is bij spoedeisende zorg of audits. Dit voorkomt de complexiteit en onvoorspelbare kosten van traditionele archief-tiers.

Deze combinatie van beveiliging en directe toegankelijkheid is de sleutel tot een toekomstbestendige archiveringsstrategie.

Kostenbeheersing bij Groeiende Data-archieven

De totale hoeveelheid medische data groeit exponentieel, met een verwachte jaarlijkse groei van meer dan 30%. Dit maakt kostenbeheersing voor lange termijn archivering een strategische prioriteit. Veel traditionele cloudproviders hanteren een complex prijsmodel met hoge kosten voor dataverkeer (egress fees) en API-requests.

Deze onvoorspelbare kosten kunnen budgetten voor IT in de zorgsector ernstig onder druk zetten. Een prijsmodel zonder egress fees of transactiekosten biedt de voorspelbaarheid die nodig is voor duurzaam financieel beheer. Dit betekent dat u data kunt raadplegen, herstellen of verplaatsen zonder onverwachte rekeningen. Een dergelijk model reduceert de Total Cost of Ownership (TCO) voor dataopslag met 30% tot 50%.

Door te kiezen voor een provider met een transparant en voorspelbaar kostenmodel, kunnen zorginstellingen hun budgetten effectiever inzetten voor primaire zorgprocessen. Dit maakt de overstap naar een moderne, ISO 27001 gecertificeerde cloud niet alleen een compliance-keuze, maar ook een financieel verstandige beslissing.

Implementatie van een Compliant Opslagstrategie

Het implementeren van een strategie voor de WGBO bewaartermijn van medische dossiers vereist een zorgvuldige planning. De eerste stap is het classificeren van data om te bepalen welke bewaartermijnen van toepassing zijn. Dit voorkomt dat data onnodig lang wordt bewaard, wat een AVG-risico op zich is.

Een succesvolle implementatie omvat de volgende stappen:

• Analyseer huidige data: Bepaal voor alle dossiers de start van de bewaartermijn en eventuele uitzonderingen.
• Kies een soevereine partner: Selecteer een S3-compatibele cloudprovider met uitsluitend EU-datacenters en zonder CLOUD Act-blootstelling.
• Stel een dataretentiebeleid op: Documenteer de bewaartermijnen en de procedures voor vernietiging.
• Configureer beveiliging: Implementeer Object Lock voor ransomware-bescherming en stel Identity and Access Management (IAM) correct in.
• Plan de migratie: Gebruik de S3-compatibiliteit voor een soepele migratie van bestaande archieven zonder code-aanpassingen.

Door deze stappen te volgen, bouwt u een robuust en compliant fundament voor uw medische data-archieven. Neem contact op met een expert om uw specifieke situatie te bespreken en de overstap te plannen.