De dubbele verplichting: bewaren en vernietigen onder de AVG

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) introduceert een dubbele plicht voor organisaties. Enerzijds is er de bewaarplicht, anderzijds een vernietigingsplicht. Data mag uitsluitend bewaard worden voor het doel waarvoor het verzameld is, en niet langer dan strikt noodzakelijk. Dit betekent dat na het verstrijken van een wettelijke termijn, data proactief en veilig vernietigd moet worden. Het negeren van de vernietigingsplicht is een directe schending van de AVG. Een robuust data-retentie-beleid is daarom essentieel voor compliance. Dit beleid moet minimaal 1 keer per jaar worden geëvalueerd. Het correct beheren van deze levenscyclus is de eerste stap naar volledige controle.

Fiscale bewaarplicht: de 7-jaarsregel als fundament

De meest bekende bewaartermijn in Nederland is de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Deze verplichting geldt voor basisgegevens zoals het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministraties, in- en verkoopgegevens en loonadministratie. Voor data gerelateerd aan onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt zelfs een termijn van 10 jaar. Deze plicht omvat expliciet ook digitale bestanden en de software om deze te kunnen lezen. Het simpelweg bewaren van een PDF-export is dus vaak onvoldoende. U moet de bruikbaarheid van de data gedurende de volledige 7 jaar garanderen. Dit stelt hoge eisen aan uw strategie voor cloud-archivering. De continuïteit van uw digitale archief is een kernonderdeel van de fiscale compliance.

Specifieke bewaartermijnen per datasoort

Naast de algemene fiscale plicht, gelden er talloze specifieke termijnen. Een goed datamanagementbeleid houdt rekening met deze variatie. Medische dossiers kennen bijvoorbeeld een bewaartermijn van 20 jaar. Voor personeelsdossiers gelden diverse regels:

• Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen: 5 jaar na uitdiensttreding.
• Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal relevant zijn: 7 jaar na uitdiensttreding.
• Documenten rondom sollicitaties: maximaal 4 weken, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor 1 jaar.
• Verslagen van functioneringsgesprekken: maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.

Het correct classificeren van data is de enige manier om deze complexe matrix te beheren. Dit vraagt om een opslagplatform dat metadata en policies ondersteunt, zoals een moderne AVG-cloud-hosting-oplossing. Zonder deze structuur wordt compliance een onmogelijke opgave.

Datasoevereiniteit als kern van compliance

Waar uw data wordt opgeslagen, is net zo belangrijk als hoe lang u het bewaart. De Nederlandse juridische bewaarplicht voor data is onlosmakelijk verbonden met EU-wetgeving. Dataopslag buiten de EU, met name in de VS, brengt risico's met zich mee door wetgeving zoals de CLOUD Act. Deze wet kan Amerikaanse providers verplichten data af te staan, zelfs als die in Europa is opgeslagen. Dit staat haaks op de principes van de AVG en datasoevereiniteit. Kiezen voor een Europese provider met uitsluitend datacenters in de EU is daarom een strategische keuze. Het elimineert dit risico volledig en garandeert dat uw data onder de jurisdictie van de EU blijft. Dit is een fundamentele eis voor dataopslag in de zorgsector en financiële dienstverlening.

Technologie als enabler: onveranderlijke opslag en kostenbeheersing

Moderne technologie biedt oplossingen om de juridische bewaarplicht efficiënt te beheren. Onveranderlijke opslag (Immutability of WORM-opslag) met Object Lock is hier een goed voorbeeld van. Het garandeert dat data gedurende de bewaartermijn niet gewijzigd of verwijderd kan worden, wat essentieel is voor de integriteit van uw archief. Dit biedt tevens een krachtige verdediging tegen ransomware, een eis die steeds vaker door een cyberverzekering wordt gesteld. Daarnaast is kostenbeheersing cruciaal. Veel providers rekenen hoge 'egress-kosten' voor het ophalen van data, wat archieven duur en ontoegankelijk maakt. Een 'always-hot' architectuur zonder egress-kosten zorgt ervoor dat alle data, van primaire tot secundaire opslag, direct beschikbaar is tegen voorspelbare kosten. Dit verlaagt de Total Cost of Ownership (TCO) met vaak meer dan 30%.

Implementatie van een compliant retentiebeleid in 4 stappen

Het opzetten van een waterdicht beleid voor de juridische bewaarplicht van uw data vereist een gestructureerde aanpak. Met de juiste stappen kunt u de complexiteit met 80% reduceren. Een effectief proces omvat de volgende vier fasen:

1. Inventariseer en classificeer: Breng alle datastromen in kaart en classificeer data op basis van type (financieel, personeel, medisch, etc.).
2. Koppel bewaartermijnen: Wijs aan elke datacategorie de correcte wettelijke bewaartermijn toe, van 2 tot wel 20 jaar.
3. Automatiseer de levenscyclus: Gebruik een S3-compatibel opslagsysteem om met lifecycle policies de retentie en vernietiging te automatiseren.
4. Documenteer en auditeer: Leg alle keuzes en processen vast in een beleidsdocument en voer minimaal 1 keer per jaar een audit uit.

Deze systematische aanpak transformeert compliance van een risico naar een een gecontroleerd proces. Het vormt de basis voor een duurzame en veilige datastrategie. Neem contact op met een expert om uw specifieke situatie te bespreken.